كيفية إدارة الوقت وتنظيمه

توجد الكثير من الأسرار التي تساعدك على تنظيم الوقت وإدارته، البعض من هذه الأسرار والنصائح يحتاج الى بذل مجهود إضافي وبعضها يسهل تعلُمه، ولكنك في النهاية سوف تتعلم أسرار كثيرة تساعدك على  إدارة الوقت وإنجاز الكثير في حياتك وعملك.

تعريف إدارة الوقت

تعرف إدارة الوقت على أنها عملية يتم عن طريقها تنظيم كافة المهام التي ترغب في تحقيقها، والوصول إليها والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد لذلك، وهي الطريقة التي يتم فيها قضاء وقت العمل مع تحديد المهمات الأولية بغرض إنجاز أكبر قدر من الكفاءة.

وتعني إدارة الوقت إلى إستعمال الوقت بفاعلية وسيتم تحديد الوقت الملائم للعمل الصحيح وتحديد الأنشطة طبقا لأهميتها و إدارة الوقت تعني باختصار الاستخدام الأفضل للوقت.

مهارة إدارة الوقت

وتعتبر مهارة إدارة الوقت من أهم المهارات الفعالة في حياة الشخص أو الأشخاص جميعهم الذين لديهم القدر نفسه من الوقت. إلا أن مهارة الوقت تحقق لصاحبها تحقيق كافة أهدافه في العمل او الوظيفة والحياة الاجتماعية.

كيفية تنظيم وإدارة الوقت

الوقت كالسيف أن لم تقطعه قطعك، حيث أن إدارة الوقت بشكل صحيح يعطيك نتائج رائعة ويتطلب الأمر الاعتدال الجيد بين وقت العمل واللهو وغير ذلك، حيث تحتاج إلى عدة خطوات لكي تساعدك على إدارة وقتك وتحقيق مهامك الضرورية.

إقرأ أيضا:صفات القائد الإداري الناجح

الإستغلال الأمثل للوقت يكون عن طريق إدارته وتنظيمه بشكل صحيح، وذلك للوصول إلى النجاح في الحياة بصفة عامة ويكون ذلك عن طريق عدة أمور وهي كالتالي:

1- تحديد الأولويات المهمة

وهذه الأولويات تعرف على إنها كافة الأمور التي يجب تحقيقها على نحو عاجل أي الأمور المستعجلة، حيث يتم تحديد خطة وتقوم بكتابة كافة المهمات فيها والوقت المحدد للوصول إلى كل مهمة إنجازها، بحيث تكتب في البداية كافة المهمات الأولوية ،ثم كتابة المهام الأقل، ثم الاقل اهمية.

2- التأكد من تحقيق المهام

من الضروري التأكد من إنجاز المهمات في الوقت الذي تم وضعة لتحقيقها وتوفير التعزيز وتحديد مكافأة شخصية إذا تم إنهاء المهمة قبل انتهاء الوقت المحدد لها لأن هذا يعتبر إنجاز بحد ذاته.

3- تحديد العمل المهم والمستعجل

من الضروري إدراك الفرق بين العمل المستعجل والعمل المهم، حيث يشترط على الفرد أولا البدء بالعمل الذي لا تستطيع تأجيله، ثم بعدها القيام بكافة الأعمال الأخرى التي لا تحتاج إلى سرعة.

4- التركيز

من المهم المحافظة على التركيز خلال قيامك بمهمة ما إلى أن تنتهي بدون أي انشغال قد يعيق الاستمرار في تحقيقها، حيث أن الإنقطاع والتشتت يساعد على فقدان التركيز أثناء العمل.

إقرأ أيضا:الاستهانة بالمشاعر

5- تحديد وقت للاسترخاء

يجب على الفرد تحديد وقت خاص بالراحة للحصول على قسط كافي من النوم والاسترخاء ،أو القيام بمكالمات هاتفية وتصفح الإنترنت أو تناول الطعام ، وذلك لأن الانسان ليس روبوت قادر على الإنجاز المتواصل. ولابد من تحديد وقت كافي للاستمتاع بكافة أعمالة الشخصية التي من الممكن أن يكون مقصر فيها.

6- وضع أهداف واقعية

لابد من إدراك ما يحتاجه الفرد إلى تحقيقة لمعرفة الوقت المطلوب، إذ أنه من المهم تحديد أهداف تتسم بالواقعية حتى تكون قابلة للإنجاز.

7- التطوير

التطويرمن عائلة التنظيم بما ان الفوضى من الأمور التي تضيع الوقت وتهدرة في أشياء تافهة، فإن التنظيم والتخطيط يساعد بشكل كبير على إدارة الوقت في أمور عديدة ناجحة ،ويتم ذلك باستخدام مفكرة وقلم لتدوين وكتابة كافة الملاحظات المهمة وكافة الأمور الأولوية التي يجب على الفرد القيام بها في أول ملاحظاته.

فوائد إدارة الوقت

تلعب إدارة الوقت دوراً مهمًا في حياة الشخص المهنية والشخصية، حيث أنها تساعد على تحقيق أفضل إستخدام للوقت المتاح له ومن ضمن هذه الفوائد ما يأتي:

1- الدقة والانضباط

يتعلم الشخص الانضباط من خلال إدارة الوقت بفعالية والدقة في إدارة الشغل المطلوب من عن طريق وضع خطة للمهام المطلوبة منذ أن يبدأ اليوم، وتحديد الوقت اللازم لتحقيقها وهذا يؤدي الى زيادة الإنتاج لدى الفرد.

إقرأ أيضا:ما هي مصادر الطاقة؟

2- التنظيم

يستفاد الفرد بالوقت المناسب عن طريق الإدارة الفعالة للوقت، حيث يصبح هذا الشخص أكثر تنظيماً من خلال ترتيب الأمور في مكانها الملائم، مما يقلل من حدوث أي فوضى، وعدم ضياع الوقت عند البحث عن هذه الأمور عند الحاجة إليها.

الشخص المنظم هو ذلك الذي يهتم بإدارة وتنظيم أماكن العمل والدراسة حتى يجدها منظمة ونظيفة لإنجاز الإدارة المثلى للوقت.

3- الثقة ورفع المعنويات

عندما يدير الشخص الوقت بطريقة ناجحة وفعالة تزداد ثقته بنفسه، وترتفع معنويات الفرد حيث ينجز الشخص المهم خلال الفترة الزمنية التي تم تحديدها مما يجعله ناجحاً متميزا بين أصدقائه في مكان عمله أو دراسته.

4- تحقيق الأهداف

يلتزم الفرد بوضع خطة زمنية تساعدك على ترتيب وقتك ،بحيث ينجز جميع أهدافه خلال مدة زمنية قصيرة حتى يتمكن من تحقيق هذه الأغراض قبل المواعيد النهائية التي تم تحديدها لخطته.

5- الإنتاجية والنجاح

يتحقق نجاح الفرد عن طريق إدارة الوقت والاستمرار فية ،حيث تلعب إدارة الوقت الناجحة دوراً مهماً في إرتفاع إنتاجية الفرد، فكلما استطاع الشخص من إدارة وقته بفاعلية كلما زاد إنتاجه.

6- التخطيط الجيد

نجاح إدارة الوقت تتوقف على التخطيط الناجح والتحلي بالقدرة على التنبؤ والتوقع المستقبلي.

7- انخفاض القلق والتوتر

تقلل إنجاز المهمات في الوقت المحدد له من تعرض الشخص للقلق والتوتر، مما يساعد على عدم ضياع الوقت وحفظة وبالتالي يجد الفرد نفسه أمام متسع من الوقت لأداء أعمال وانشطة أخرى.

أهمية إدارة الوقت

لإدارة الوقت أهمية وفوائد كبيرة فعمليه الوقت تتم عن طريق المبادئ والممارسات التي تساعد على إستخدام الوقت واستغلاله في إنجاز المطلوب، كما أنها تعتبر من الأشياء المهمة التي تمكن الفرد من الإستفادة من وقته بطريقة أكثر فاعلية ومن أهم هذة الأشياء التي تدل على أهمية الوقت الآتي:

• خصوصية الوقت

يعتبر الوقت من الموارد الخاصة التي لا تستطيع تخزينها أو الاحتفاظ بها لاستغلالها فيما بعد، وذلك بسبب أنه لكل شخص مقدار الوقت ذاته وهو لا يمكن استرجاع الجزء الذي لم يستطيع من استخدامه بطريقة صحيحة منه.

• محدودية الوقت

يعتبر الوقت من الأمور المحددة والمتمثلة بأربعه وعشرين ساعة أي اليوم بأكمله، لذلك يجب من التخطيط الجيد للإستفادة من الوقت بحكمة.

الخيارات المتاحة

توجد العديد من الخيارات المتاحة أمام الشخص كل يوم هناك بعض خيارات قد تغيره عن مساره وهدفه، مما يؤدي إلى ضياع الوقت في الأنشطة التافهة و المضيعة للوقت والطاقة، فإنه يجب التحلي بالإرادة القوية والانضباط الذي ينجز الأهداف دون ضياع الوقت والطاقة في أمور غير مهمة.

• تغيير الجدول الزمني الخاص بك

إذا كنت تريد تنظيم وقتك بشكل فعال فإن الحل سهل للغاية فعليك بتعديل جدولك الزمني بسرعة، حيث أجمع العديد من والأطباء والخبراء على أن الاستيقاظ في الصباح المبكر هو الأفضل إذا كنت تبحث عن تنظيم وقتك ،حيث تعد الساعة الخامسة صباحاً أفضل الأوقات إنتاجية في اليوم لأنها تعطيك قدر في ممارسة الرياضة والتخطيط لليوم وتصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك، وكذلك القيام بكافة الأعمال في مشاريع أخرى دون إزعاج.

كما يجب عليك ان تستيقظ في الصباح الباكر أثناء عطلات نهاية الأسبوع حتى تحافظ على مواعيد يومك والاستمتاع بـ عطلتك الأسبوعية في نفس الوقت، ومن أهم الأسرار التي أعلن عنها الخبراء هي التقليل من الوقت أمام مشاهدة التلفزيون وخاصة قبل النوم.

نكون قد انتهينا من كيفية إدارة الوقت وتنظيمه ، حيث من أهم أسباب نجاح أي شخص في حياته هو معرفة تنظيم وقته بشكل صحيح، والاستفادة من كل ثانية خلال يومه بالقيام بكافة الأعمال المفيدة في حياته.